Messestand planen – vom Konzept bis zur Realisierung

Auf die Planung des Messestands sollte in der Vorbereitung auf eine Messe ein besonderes Augenmerk gelegt werden. Dieser ist nämlich die direkte Schnittstelle zu potenziellen Kunden und ein wichtiger Baustein für den Erfolg Ihres Messeauftritts. In der Folge werden wir Ihnen Hinweise dazu geben, wie Sie Ihren Messestand planen und die Vorbereitung sowie verschiedenen Phasen vom Entwurf bis zur Aufarbeitung in diesem Zusammenhang erläutern.

Messestand planen – Vorbereitung und Planungsphasen

Bevor Sie Ihren Messestand planen, empfiehlt es sich, wichtige Vorkehrungen zu treffen und einige grundlegende Fragen bezüglich der Ausrichtung Ihres Messeauftritts zu beantworten. Anschließend können Sie direkt in die Planung einsteigen, die wir zum besseren Verständnis in vier Phasen aufgeteilt haben.

Darum sollten Sie sich vor der Planung Ihres Messestands kümmern

Zunächst sollten Sie sich darum kümmern, auf den von Ihnen ausgewählten Messen eine Standfläche zu reservieren. Gerade bei bekannten Messen ist eine frühzeitige Anmeldung unumgänglich, da die begehrten Plätze dort schnell ausgebucht sein können. Zu diesem Arbeitsschritt gehört auch die Sicherstellung der Wasser- und Stromversorgung. Erfragen Sie beim Messeveranstalter umgehend die Größe und Lage der Fläche, da diese Informationen als Planungsgrundlage unumgänglich sind.

Fertiges Standkonzept oder individuelle Lösung?

Darüber hinaus gilt es zu entscheiden, ob Sie auf ein fertiges Standardkonzept eines Messestands zurückgreifen oder in Zusammenarbeit mit einem kompetenten Messebauer Ihren Messeauftritt gestalten möchten. Die erste Alternative fällt in der Regel deutlich preiswerter aus, bietet allerdings weniger Raum zur individuellen Planung. Die zweite Möglichkeit dagegen verspricht einen größeren Gestaltungsfreiraum, ist allerdings auch mit höheren Kosten verbunden. Das Planen und Bauen des Messestands komplett in Eigenregie durchzuführen, empfiehlt sich nur für Unternehmen, die über Mitarbeiter mit der nötigen Erfahrung verfügen. Bei der Erläuterung der vier Planungsphasen gehen wir davon aus, dass die Entscheidung für die Unterstützung durch einen Messebauer gefällt wurde.

Messestand Planen Phase 1: Das Konzept

Bevor Sie sich dem konkreten Entwurf zuwenden, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, ob es sich bei Ihrem Messestand um einen Imagestand, der ausschließlich Ihr Unternehmen repräsentieren soll, oder einen Produktstand, welcher in erster Linie zur Präsentation Ihrer Produkte konzipiert wird, handeln soll. Versuchen Sie, möglichst konkrete Vorstellungen bezüglich des Designs und der Konzeption des Messestands zu entwickeln. Des Weiteren ist es ratsam, ein grobes Rahmenbudget für den Bau des Messestands festzulegen. Je genauer die Vorgaben für Messebauer ausfallen, desto präziser können diese Ihnen ein individuell auf Ihre Bedürfnisse und Vorgaben ausgerichtetes Konzept vorlegen. Holen Sie Angebote von unterschiedlichen Messebauern ein, um diese hinsichtlich der Kosten und Qualität zu vergleichen.

Messestand Planung Phase 2: Die Entscheidung

Entscheiden Sie sich für den Messebauer, der Ihnen das schlüssigste und, gemessen an Ihren Vorgaben, sinnvollste Konzept vorlegen konnte. Sollte Ihnen die Entscheidung noch schwer fallen, können Sie von den Anbietern, die Sie am ehesten überzeugen konnten, ein 3d-Rendering Ihres Messestands erstellen lassen. Dieser Service ist in der Regel kostenlos und hilft bei der Visualisierung ungemein.

Messestand Planen Phase 3: Entwurf und Realisierung

Nun gilt es, in enger Zusammenarbeit mit dem Messebauer den Entwurf des Messestands zu planen. Legen Sie fest Sie die Bereiche für Produktpräsentation, Kundenbetreeung und Verpflegung fest. Feilen Sie des Weiteren an Details und versuchen Sie, Ihrem Messestand das gewisse Etwas zu verleihen, welches Besucher dazu verleitet, Ihren Stand zu besuchen. Wichtig ist auch, dass sich Ihr Unternehmesbild, die „Corporate Identity“ im Entwurf Ihres Standes wiederfindet, um den Wiedererkennungswert für Kunden sicherzustellen.

Achten Sie bei der Realisierung Ihrer Ideen unbedingt darauf, dass Ihr Budget nicht überschritten wird. Ein guter Messebauer berät Sie auch diesbezüglich gerne und behält den Kostenfaktor stets im Auge. Um die Kosten schon in der Planungsphase zu dämpfen, bietet es sich darüber hinaus an, auf Systembauteile oder Fertigkomponenten zurückzugreifen und diese stilvoll in Ihr Konzept zu integrieren. Sprechen Sie abschließend genau ab, wie der Transport der einzelnen Bauteile zur Messe durchgeführt werden soll.

Messestand Planung Phase 4: Die Aufarbeitung

Nach der Messe ist vor der Messe. Deswegen sollten Sie unmittelbar nach dem Messeauftritt in die Evaluierung übergehen. Holen Sie Meinungen von Stammkunden zu Ihrem Messestand ein, sprechen Sie noch einmal mit dem Messebauer über mögliche Verbesserung beim Planen des Messestands für das nächste Mal und führen Sie eine Erfolgskontrolle durch. Versuchen Sie, die Aufarbeitung möglichst zeitnah anzugehen, da dann die Eindrücke der zurückliegenden Messe noch präsent und dadurch besser greifbar sind.

Die wichtigsten Punkte zum Planen Ihres Messestands in der Kurzzusammenfassung:
  • Planen Sie Ihren Messestand individuell mit einem Messebauer.
  • Machen Sie sich vorher eigene Gedanken zur Konzeption.
  • Holen Sie mehrere Angebote von Messebauern ein.
  • Behalten Sie bei der Planung Ihr Budget im Auge.
  • Arbeiten Sie die Messe im Nachhinein auf, um Verbesserungspotenziale zu erkennen.

Messestand Konzept und Entwurf – Fazit:

Das Planen des Messestands erfordert ein klares Konzept, ein realistisches Budget sowie professionelle Hilfe. Überlassen Sie deswegen nichts dem Zufall und arbeiten Sie mit einem Messebauer zusammen, der Ihnen bei Konzept und Entwurf zur Seite steht. Achten Sie bei der Planung Ihres Messestands darauf, dass dieser gemäß Ihren individuellen Wünschen und Vorstellungen designt wird, Ihr Unternehmensbild widerspiegelt und sich positiv von Standardvarianten anderer Unternehmen abhebt. Dann sollte dem erfolgreichen Messeauftritt nichts mehr im Wege stehen.