Messeauftritt planen – so sollten Sie vorgehen

Einen Messeauftritt zu planen ist gerade für kleine und mittelständische Unternehmen eine diffizile Angelegenheit. Die Entscheidung, ob sich die angestrebte Messepräsenz lohnt und mit wie viel Aufwand diese betrieben werden sollte, ist angesichts des hohen Personaleinsatzes sowie der nicht zu unterschätzenden Kosten schwer zu treffen. Um vor allem kleinen Unternehmen, die noch über wenig oder gar keine Erfahrungen mit Ausstellungen verfügen, die Organisation zu erleichtern, haben wir die verschiedenen Schritte beim Planen eines Messeauftritts übersichtlich zusammengefasst.

Messeauftritt planen – in zwei Phasen zur erfolgreichen Messebeteiligung

Beim Organisieren eines Messeauftritts empfiehlt es sich, in zwei Phasen vorzugehen. Die strategische Messeplanung beschäftigt sich vor allem mit den Fragen, ob sich ein Messeauftritt für das jeweilige Unternehmen aus finanzieller Sicht lohnt und welche Messe(n) für die Beteiligung ins Auge gefasst werden sollte(n). Die operative Planung dreht sich hingegen um das direkte Vorbereiten des Messeauftritts unter Berücksichtigung der Budgetierung und Ressourcenplanung.

A. Die strategische Messeplanung – Entscheidungsfindung und Zieldefinition

Beim Planen des Messeauftrittes sollte die strategische Messeplanung 12 bis 18 Monate vor dem eigentlichen Messetermin begonnen werden. Hier werden in erster Linie Entscheidungen bez. Ausrichtung, Personalplanung und Messeauswahl getroffen.

Schritt 1: Lohnt sich der Messeauftritt?

Der erste Schritt des Prozesses „Richtig Messeauftritt planen und vorbereiten“ beschäftigt sich mit der Entscheidung, inwiefern sich die Beteiligung an einer Messe für das Unternehmen lohnt. Dass eine Messe für die meisten Unternehmen eine äußerst werbewirksame Maßnahme zur Kundenbindung und -gewinnung darstellt, dürfte unbestritten sein. Da darüber hinaus sowohl finanzielle Aspekte als auch der Personaleinsatz eine Rolle spielen, empfiehlt es sich, Mitarbeiter aus den Bereichen Controlling und Personal in Ihre Entscheidungsfindung einzubeziehen. Unter Umständen könnte es sich als lohnenswert erweisen, ein externes Unternehmen mit der Messeplanung zu beauftragen.

Schritt 2: Projektteam bestimmen

Sollten Sie sich dafür entscheiden, einen Messeauftritt zu planen, ist es nun an der Zeit, ein Projektteam zu ernennen. Neben dem Personal, das für die strategische und operative Planung der Messe zuständig ist, empfiehlt sich darüber hinaus die frühzeitige Benennung eines Standteams, welches die Kunden vor Ort kompetent über die Produkte Ihres Unternehmens beraten kann. Vereinbaren Sie umgehend weitere Treffen zum Organisieren Ihres Messeauftritts.

Sollten Sie noch externe Kräfte benötigen, z. B. Messehostessen, lohnt es sich in der Regel, einen professionellen Promotion- und Hostessenvermittler zu engagieren. Wir empfehlen die Agentur Blank & Biehl.

Schritt 3: Messeziele definieren

Definieren Sie in Schritt 3 der strategischen Messeplanung die Messeziele Ihres Unternehmens. Entscheiden Sie sich für ein Hauptthema, auf welches Ihr Messeauftritt ausgerichtet werden soll, und planen und gewichten Sie mögliche Nebenziele. Legen Sie darauf aufbauend Ihr Standkonzept fest. Zur Festlegung der Messeziele gehört auch der spätere Umgang Ihres Teams vor Ort mit den Messebesuchern, dem sog. „Corporate Behaviour“.

Schritt 4: Auswahl der richtigen Messe(n)

Überlegen Sie, auf welchen Messen die Präsentation Ihrer Produkte sinnvoll ist und vor allem, wo Sie die Hauptzielgruppe Ihres Unternehmens antreffen können. Informieren Sie sich intensiv über die Ausrichtung potenzieller Messen, damit Sie beim Planen Ihres Messeauftritts auch berücksichtigen, dass Sie die für Ihre Produktsparte relevanten Kunden ansprechen. Wichtige Informationen über die unterschiedlichen Messen können über die Internetpräsenz des Ausstellungs- und Messeausschusses der deutschen Wirtschaft (www.auma.de) bezogen werden. Wenn Sie sich für eine Messe entschieden haben, sollten Sie umgehend einen Platz für Ihren Stand reservieren.

Schritt 5: Konkurrenzanalyse

Führen Sie eine detaillierte Wettbewerbsanalyse Ihrer Konkurrenten durch. Dabei macht es Sinn, herauszufinden, auf welchen Messen konkurrierende Unternehmen Präsenz zeigen oder in der Vergangenheit gezeigt haben. Untersuchen Sie darüber hinaus, wo vergleichbare Unternehmen Ihren Messestand angesiedelt haben und richten Sie die Planung Ihres Messeauftritts daran aus.

B. Die operative Messeplanung – Organisation und direkte Vorbereitung

Die operative Messeplanung beginnt etwa 1 Jahr vor dem Messetermin und wird mit der Durchführung des Messeauftritts abgeschlossen. Diese beschäftigt sich vor allem mit der direkten Vorbereitung der Messepräsenz.

Schritt 1: Messebudgetplanung

Im ersten Schritt der operativen Phase geht es um die Planung und Freigabe des Budgets für den angestrebten Messeauftritt. Dieses setzt sich aus folgenden Kostenfaktoren zusammen:

  • Grundkosten für Standmiete und Nebenkosten (Anmietung von Tagungsräumen) sind beim Planen des Messeauftritts zu berücksichtigen
  • Kosten für Bewirtung und Flyer bzw. Give-Aways
  • Aufwendungen für Konstruktion und Ausstattung des Messestands
  • Personalkosten für Messehostessen, Messebauhelfer und Servicekräfte als Kostenpunkt für das Organisieren des Messeauftritts
  • Transportkosten für Produkte und Baumaterial für den Messestand
  • Sonstige Ausgaben für Zusatzveranstaltungen (Geschäftsessen, Workshops) sind ebenfalls beim Messeauftritt Planen zu berücksichtigen

Schritt 2: Planen des Messestands

Den Messestand sollten Sie als zentrales Element Ihres Messeauftritts besonders sorgfältig planen. Hier bietet sich die Beauftragung einer Messebaufirma an, da die meisten Unternehmen nicht über Mitarbeiter mit dem nötigen Know-How verfügen. Es ist ratsam, im Zuge der Definition der Messeziele erste Vorstellungen bezüglich des Designs und thematischen Aufbaus des Stands zu entwickeln. Je eindeutiger die Vorgaben für Messebauer ausfallen, desto besser kann dieser Ihre Vorstellungen umsetzen. Beim Planen des Messestands sind Richtlinien des jeweiligen Messeunternehmens zu Größe, Platzierung und Material zu berücksichtigen.

Schritt 3: Personal für den Messeauftritt einplanen

Die direkte Personalplanung für die Messe bezieht sich sowohl auf den Einsatz von eigenen Mitarbeitern als auch auf die Rekrutierung von externen Kräften. Im Einzelfall muss entschieden werden, wie viele Mitarbeiter ein Unternehmen aus den jeweiligen Abteilungen für den Messeeinsatz abstellen kann, ohne dabei das Tagesgeschäft zu vernachlässigen. Bei Personalengpässen können Agenturen Messehostessen, Messebauhelfer und Servicekräfte vermitteln, welche den Messeauftritt durch professionelles und kompetentes Auftreten abrunden. Für die Beratung der Kunden am Messestand empfiehlt sich unbedingt der Einsatz von internen Kräften mit Fachkenntnissen, da diese die Produkte des Unternehmens am besten kennen und entsprechend präsentieren können. Außerdem sollte frühzeitig sichergestellt werden, dass an den einzelnen Messetagen ausreichend Personal eingeplant ist bzw. zur Vertretung bei kurzfristigen Ausfällen bereit steht.

Schritt 4: Kommunikation des organisierten Messeauftritts

Ohne Besucher kein Messeerfolg. Deswegen sollten Sie dafür sorgen, dass im Vorfeld der Messe bestehende und potenzielle Kunden von Ihrem Messeauftritt erfahren und dementsprechend planen können. Verfassen Sie dazu Rundschreiben, schalten Sie Anzeigen im Internet sowie in der Tages- und Fachpresse und vereinbaren Sie Gesprächstermine mit Ihren wichtigsten Geschäftspartnern. Des Weiteren empfiehlt sich eine frühzeitige Bestellung des benötigten Informationsmaterials für die Messebesucher.

Schritt 5: Organisation des Transports und Aufbaus

Tragen Sie frühzeitig dafür Sorge, dass alle benötigten Güter und Materialien rechtzeitig auf der Messe eintreffen. Dazu gehören neben dem eigentlichen Messestand, Dreh- und Angelpunkt beim Messeauftritt Vorbereiten, Werbeträger, Vorführprodukte, Catering und auch Büromaterialien. Legen Sie auch in Abstimmung mit dem Messebauunternehmen einen Zeitplan für den Aufbau des Messestands fest. Planen Sie lieber etwas großzügiger, um aufkommende Schwierigkeiten z.B. durch technische Defekte besser abfedern zu können.

Schritt 6: Einweisung des Messeteams

Der letzte Schritt beim Planen des Messeauftritts ist die Einweisung des Messeteams. Gehen Sie mit externen und internen Kräften noch einmal die Einsatzpläne durch und schulen Sie Ihr Messeteam bezüglich Gesprächsführung, Präsentation der Produkte sowie Verhalten gegenüber Kunden und Messebesuchern.

Schritt 7: Nachbereitung der Messe

Besonders, wenn Sie weitere Messeauftritte planen, ist eine systematische Aufarbeitung der Messe unumgänglich. Durch eine effektive Messeerfolgskontrolle kann es gelingen, Möglichkeiten zur Verbesserung zu entdecken. Die Nachbereitung sollte zeitnah erfolgen, damit die Eindrücke aus Ihrer Messeteilnahme noch präsent sind. In diese Phase fällt auch die Abrechnung mit dem Messepersonal.

Messeauftritt organisieren – Jetzt wissen Sie Bescheid:

Wer einen Messeauftritt richtig planen möchte, sieht sich einer komplexen und komplizierten Aufgabe gegenüber. In der strategischen und operativen Planungsphase müssen viele Details beachtet und organisiert werden, welche in Ihrer Gesamtheit den Erfolg eines Messestands ausmachen. Wir hoffen, Ihnen mit unserer Anleitung in mehreren Schritten eine Hilfe für das Planen Ihres Messeauftritts an die Hand geben zu können.